Outil d’aide à la gestion des documents contractuels
La dématérialisation des documents permet d’automatiser et centraliser la gestion de tous les documents contractuels des marchés de vos opérations depuis leur notification jusqu’au décompte.
Automatisez la création des formulaires DC4 et dématérialisez vos documents
ADMIN est une plateforme collaborative en ligne de gestion administrative et contractuelle qui répond aux besoins de traçabilité, d’accessibilité et de visibilité de la gestion contractuelle et administrative des marchés des projets en temps réel.
Automatiser la création des formulaires DC4 était une demande forte des maîtres d’ouvrage, pour fluidifier la gestion des actes spéciaux de sous-traitance. Nous avons créé ADMIN pour répondre à ce besoin, et bien plus.
ADMIN propose de généraliser la dématérialisation des documents administratifs des chantiers :
- Automatiser la collecte des données pour faciliter la complétude des dossiers
- Dématérialiser le circuit de visa et signature, pour gagner en efficacité
- Centraliser l’ensemble des données et documents et faciliter leur accès
- S’adapter à des documents / process variés : agrément de sous-traitants, avenants, mises en demeure, gestion des réceptions, etc.
- Disposer de tableaux de bord de suivi pour superviser chaque process, chaque opération, mais également une agglomération multi-opérations.
Gain de temps
Maîtrise des
opérations
Centralisation des données
Vision
Connaissance projet
Transversalité
Accessibilité
Dématérialisation
Des fonctionnalités uniques
Centralisation des données contractuelles et administratives
- Centralisation des données contractuelles et administrative des marchés d’une opération sur une seule et même plateforme, pour tous les intervenants. Cette centralisation permet d’accéder aux informations selon plusieurs prismes :
- L’opération / le marché / l’entreprise / ses procédures
- L’entreprise (titulaire ou sous-traitante) / ses marchés / ses procédures
- Accès personnalisé en fonction du profil de chaque intervenant de votre organisation (Direction générale, Services financiers et comptables, Opérationnels) mais aussi des parties prenantes du projet (entreprises, maîtrises d’œuvre, contrôle technique et SPS, etc.)
- L’intervenant d’une opération / ses procédure en cours (multi opérations / multi donneur d’ordre)
Personnalisation des procédures
Pour chaque procédure administrative ou contractuelle, utilisation de modèle type ou personnalisation selon l’environnement contractuel ou opérationnel :
- Définition des documents types et des informations à gérer
- Définition des documents justificatifs
- Définition des circuits de collecte d’information et de contrôle
Automatisation de la création des documents
ADMIN permet deux approches complémentaires des procédures relatives aux documents de chantier :
- A la demande d’une entreprise. C’est le cas d’une demande d’agrément, par exemple
- Le Formulaire DC4 est saisi directement par l’entreprise titulaire demandeur
- Elle intègre l’ensemble des informations nécessaire et joint les documents annexes nécessaires
- Chaque intervenant paramétré effectue son contrôle / visa / signature
- Les signatures sont dématérialisées : les documents finaux intègrent les dossiers de signature électronique
- A l’initiative du maître d’ouvrage (ou d’un maître d’œuvre mandaté). Ce serait le cas d’une mise en demeure, par exemple
- Saisie des information nécessaires
- Chaque intervenant paramétré effectue son contrôle / visa / signature
- Les signatures sont dématérialisées : les documents finaux intègrent les dossiers de signature électronique
- Selon le paramétrage, un accusé de réception peut être généré à la lecture par le destinataire
Typage des données
A partir d’un système de typage des données partagé avec PREVIZ, ADMIN propose des analyses spécifiques à chaque utilisateur, selon son organisation, son rôle dans les process d’ADMIN.
Notre solution de typage est évolutive. ADMIN s’adapte facilement à vos besoins de visualisation (nouveaux indicateurs ; évolution des analyses…)
ADMIN partage donc avec PREVIZ une gestion entièrement personnalisable des analyses de données :
- Une vision multi projets par types d’opérations :
- Les opérations : zone géographique, type de chantier, type d’ouvrage, etc.
- Les marchés : groupes de marché, regroupements pour générer des ratios, etc.
- Une vision multi projets par types de procédures / documents / avancements
- A l’intérieur d’une opération pour des analyses spécifiques.
- Procédures et documents en cours / suivi des avancements
- Vues spécifiques par : phases / bâtiment / types de surfaces ou bâtiment
- Une vision par intervenant :
- Procédures en cours sur lesquelles l’intervenant est impliqué
- Accès selon profil aux documents et procédures des marchés
- - Par opération
- - Par entreprise
Synthèse des process
- Visualisation immédiate des procédure et avancements / suivi de l’état des documents / indicateurs et synthèses essentiels pour votre projet sous forme de tableaux de bord.
- Mise en place de tableaux de bord spécifiques (multi opérations / pour une opération / spécifiques…) dans notre module de « data visualisation » dédié.
- Indicateurs de pilotage personnalisés
- Agrégation de données sur mesure
Flexible et immédiat
- Actualisation des données en temps réel : une version unique et à jour
- Accès synchronisé des données pour tous les utilisateurs
- Accès facile quel que soit votre position géographique ou le moment de consultation : une simple connexion internet suffit ! (Technologie SaaS – service en ligne)
Évolutive
La conception d’ADMIN est évolutive, et réalisée grâce aux retours d’expériences des donneurs d’ordre, partagés avec Soleo, pour un résultat au plus proche des contraintes du terrain et des attentes des maîtres d’ouvrage.
ADMIN pourra se connecter à des outils tiers, notamment pour :
- Récupérer les données administratives des nouvelles entreprises et les mises à jour des entreprises déjà présentes dans la base de données ADMIN
- Aider à la validation des formulaires DC4 en récupérant les créances des titulaires des marchés
- Transférer les nouveaux actes spéciaux et montant sous-traités
- Transférer les cordonnées des nouveaux sous-traitants (GED ou autre outil de suivi)
- Partager les documents validés
- Lier une liasse de réception de travaux (EXE 4 à 9) à des listes d’outils de suivi de chantier
Découvrez notre actualité
- Actus
La nouvelle version de PRÉVIZ arrive le 10 mai
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La solution qui facilite la gestion financière de vos opérations.
Préviz est une plateforme collaborative en ligne de gestion financière qui répond aux besoins d’anticipation budgétaire et de visibilité des finances des projets en temps réel.
La maîtrise de la dématérialisation des factures de vos chantiers.
Ediflex est une plateforme de dématérialisation du flux de création et de contrôle des situations de travaux. Soleo sécurise l’utilisation d’Ediflex pour toutes les parties prenantes des chantiers en apportant son expertise d’Ediflex et ses compétences opérationnelles.
