Plateforme numérique pour la gestion des demandes de sous-traitance
Admin, la nouvelle solution de Soleo
Concevoir des solutions pour accompagner les maîtres d’ouvrage est le cœur de métier de Soleo. Après le développement de Préviz, une solution de gestion financière et planification, nous poursuivons notre travail auprès des MOA. La gestion des demandes d’agrément de sous-traitance (DC4) apparaît comme l’une des problématiques prioritaires pour les équipes engagées sur des marchés publics. Soleo a ainsi développé Admin, une plateforme de dématérialisation et d’automatisation de la gestion des documents contractuels.
Soleo travaille en étroite collaboration avec les MOA sur les marchés publics (départements, ministères, municipalités, établissements publics universitaires ou d’aménagement, centres hospitaliers). Cette relation de proximité, enrichie par des ateliers de co-conception, nous a permis d’identifier que la gestion des demandes d’agrément de sous-traitance (DC4) est une problématique commune à tous. En effet, elle exige une implication forte de la part des équipes. La quantité d’informations transmises, par courrier postal ou par mail, à différents services, génère des échanges compliqués, parfois ralentis, qui peuvent entraver le bon fonctionnement d’un chantier. Obtenir une information concernant la sous-traitance, un avenant par exemple, ou une date de signature certaine, pour une ou plusieurs des parties prenantes, peut également s’avérer complexe. Ces difficultés de fonctionnement, liées à une communication non formalisée et non centralisée, perturbent parfois l’organisation de travail des maîtres d’ouvrage.
Il est nécessaire d’unifier les process – en les formalisant de manière très claire – afin d’automatiser les échanges. En numérisant tout le processus, au sein d’une plateforme dédiée, on fluidifie l’ensemble du circuit. Les agents peuvent alors se concentrer sur leur mission de contrôle et de validation, sans être parasités par des problèmes de collecte et de diffusion des documents.
Afin de répondre à ce besoin spécifique, Soleo a créé Admin, un portail numérique de gestion des demandes d’agrément des sous-traitants (DC4) pour les opérations en marchés publics. Développé dans la lignée de Préviz, c’est un outil efficace qui formalise, digitalise, automatise et améliore la gestion des documents administratifs et contractuels des marchés de travaux (et de prestations intellectuelles).
Centraliser les demandes au sein d’une plateforme numérique
Admin est une solution qui s’adresse à tout type de MOA, qu’ils soient coutumiers des marchés publics ou non. Les services dédiés au traitement des DC4 vont pouvoir fluidifier leur activité ; les MOA qui n’ont pas l’habitude de cette démarche vont y trouver un soutien digital, qui formalise et simplifie le process.
Sur Admin, la constitution du dossier de demande DC4 est automatisée. A chaque étape, les documents nécessaires à sa validation sont collectés automatiquement, pour prévenir les demandes incomplètes (vérification de la présence de pièce jointe) ou invalides. Les non-conformités de constitutions sont supprimées et les erreurs de transmissions évitées.
La dématérialisation supprime les temps de transfert – plus de courriers papiers, de mails perdus. Les temps de cheminement d’un contrôleur à l’autre sont optimisés et la réactivité sur le terrain est accrue.
Les données sont centralisées sur la plateforme. Chacune des parties prenantes a accès au statut de la demande, à son historique, à son avancement, à ses éventuelles modifications ou évolutions. Elle peut être informée de toute modification en cours. Il n’y a plus de problèmes de dossiers papier uniquement accessibles dans un service. Le process devient transparent pour toutes les parties impliquées dans le chantier. Et le dossier reste traçable a posteriori.
Le risque de démarrer un chantier sans avoir finalisé le process DC4 est alors minimisé. Également, cet outil simple d’usage et tramé – donc fiable – permet à tous les intervenants de fonctionner en confiance. Enfin, Admin permet de sécuriser tout le circuit, grâce à la signature électronique, qui fournit une version originale tangible d’un contrat.
Formaliser l’ensemble de la gestion des flux administratifs et contractuels
Admin sera relié à terme à Previz, l’outil de gestion et planification de chantier conçu par Soleo. Dans un second temps, nous allons également adapter Admin à d’autres types de formulaires, comme la réception de fin de chantier. Notre objectif est de proposer à nos clients une plateforme unique, sur laquelle sont traités différents sujets. Admin deviendra alors un outil de gestion des flux de tous les documents contractuels et administratifs liés aux marchés publics. Les utilisateurs, déjà familiarisés avec l’outil, gagnent ainsi en efficacité, en rapidité et en sérénité opérationnelle.
En 2022, Soleo va lancer une deuxième plateforme numérique, Admin, dédiée à la dématérialisation et à l’automatisation de la gestion des documents contractuels. Quels sont les premiers modules développés ?
« En nous basant sur les besoins immédiats des maîtres d’ouvrage, nous avons lancé en priorité le module consacré à gestion des demandes d’agrément des sous-traitants (formulaire DC4)[lien vers article Soleo-DC4]. Admin formalise, digitalise, automatise et améliore la gestion des documents des marchés publics. Dans le courant du premier trimestre, nous consolidons le fonctionnement de l’outil avec nos clients, sur le même principe que Préviz, en les accompagnant sur l’utilisation du logiciel et en développant des fonctionnalités correspondant à la demande. Grâce à ce fonctionnement en co-conception, nos clients bénéficient d’un outil très adapté à leurs besoins. »
Le logiciel de dématérialisation des factures Ediflex est votre partenaire historique. Quels types de services proposez-vous autour de cette solution numérique ?
« Soleo est aujourd’hui expert Europe de la solution Ediflex. Nous fournissons une prestation de services et de conseil auprès des clients Ediflex, de la mise en route du logiciel, à la formation continue sur l’outil, en passant par le paramétrage de l’administration de la plateforme. Ainsi, chaque utilisateur peut choisir son niveau d’engagement et s’approprier l’outil à son rythme et selon ses besoins. »